¡Guía Definitiva: Cómo Hacer Factura Electrónica y Cumplir con la Nueva Ley en España

La transformación digital está revolucionando el mundo empresarial, y una de las novedades más importantes en España es la obligatoriedad de la factura electrónica. Con la aprobación de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), todas las empresas y autónomos deben adaptarse a esta nueva normativa. Si te preguntas cómo hacer factura electrónica y quieres cumplir con la ley de manera sencilla y eficiente, ¡estás en el lugar indicado! En esta guía definitiva, te explicaremos paso a paso cómo emitir facturas electrónicas y te presentaremos Holded, la herramienta que facilitará este proceso y optimizará la gestión de tu negocio.

1. ¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura en papel y tiene la misma validez legal. Se emite y recibe en formato electrónico, lo que facilita su gestión, almacenamiento y envío. Para que una factura electrónica sea válida, debe garantizar:

• Autenticidad del origen: Confirma la identidad del emisor.
• Integridad del contenido: Asegura que no ha sido alterada.
• Legibilidad: Debe ser fácilmente accesible y comprensible.

La factura electrónica puede emitirse en diferentes formatos, siendo el Facturae (en formato XML) el estándar oficial en España. Este formato estructurado permite la automatización y facilita la integración con sistemas contables y plataformas de la Administración Pública.

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2. Obligación legal: la nueva ley en España

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), publicada el 29 de septiembre de 2022 en el Boletín Oficial del Estado (BOE), establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en España. El objetivo es impulsar la digitalización, reducir la morosidad y aumentar la competitividad empresarial.

Plazos de implementación:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: 1 año desde la publicación de la normativa técnica.
• Resto de empresas y autónomos: 2 años desde la publicación de la normativa técnica.

No cumplir con esta obligación puede conllevar sanciones económicas y afectar negativamente la imagen de tu negocio. Por ello, es fundamental adaptarse cuanto antes y aprovechar las ventajas que ofrece la facturación electrónica.

Referencia legal: Consulta la ley completa en el BOE.

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3. Beneficios de la factura electrónica

Adoptar la factura electrónica ofrece múltiples ventajas:

• Eficiencia operativa: Automatiza procesos y reduce errores humanos, lo que agiliza la gestión administrativa.
• Ahorro de costes: Disminuye gastos en papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico.
• Agilidad en los pagos: Facilita el cobro y reduce la morosidad al permitir un seguimiento más preciso de las facturas emitidas y pendientes de pago.
• Sostenibilidad: Contribuye al cuidado del medio ambiente al reducir el consumo de papel y la huella de carbono.
• Accesibilidad y seguridad: Accede a tus facturas desde cualquier lugar y dispositivo, con copias de seguridad que protegen tu información.
• Mejora en el control fiscal: Simplifica la presentación de impuestos y facilita el cumplimiento de obligaciones tributarias.

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4. Cómo hacer factura electrónica paso a paso

Al conocer cómo hacer factura electrónica no solo aseguras el cumplimiento normativo, sino que también optimizas la gestión de recursos. La digitalización de las facturas permite automatizar flujos de trabajo, integrando tareas como la conciliación bancaria o el seguimiento de pagos, directamente desde plataformas conectadas. Esto facilita el acceso a datos en tiempo real, promueve la eficiencia operativa y aumenta la transparencia en las transacciones. Además, la capacidad de generar informes detallados mejora la toma de decisiones estratégicas, permitiendo un análisis más profundo de la salud financiera del negocio.

4.1 Paso 1: Reúne la información necesaria

Para elaborar una factura electrónica completa y legal, debes recopilar:

• Datos del emisor:
  • Nombre o razón social.
  • NIF o CIF.
  • Domicilio fiscal.
  • Datos de contacto (teléfono, email).
• Datos del receptor:
  • Nombre o razón social.
  • NIF o CIF.
  • Domicilio fiscal.
  • Datos de contacto.
• Detalles de la operación:
  • Descripción detallada de los productos o servicios prestados.
  • Cantidad y precio unitario.
  • Subtotal y total.
  • Descuentos o recargos aplicables.
• Impuestos aplicables:
  • Tipo de IVA correspondiente.
  • Retenciones si aplica (por ejemplo, IRPF en el caso de autónomos).
• Forma y condiciones de pago:
  • Método de pago (transferencia, tarjeta, efectivo).
  • Plazo de pago y vencimiento.
  • Datos bancarios para la transferencia.

4.2 Paso 2: Elige el formato adecuado

Los formatos más comunes son:

• Facturae: Es el formato estándar en España (XML estructurado) y es obligatorio para facturar a la Administración Pública.
• PDF: Legible y fácil de enviar, pero menos automatizable y no cumple con ciertos requisitos si no está firmado digitalmente.
• Otros formatos estructurados: UBL, EDIFACT, utilizados en entornos internacionales.

Importante: Para garantizar la validez legal y facilitar la integración con sistemas, se recomienda utilizar formatos estructurados como Facturae.

4.3 Paso 3: Utiliza un software de facturación electrónica

Emplear un programa especializado facilita el proceso y garantiza el cumplimiento legal. Algunas ventajas son:

• Automatización de cálculos: Evita errores en impuestos y totales.
• Plantillas profesionales: Ahorra tiempo y mejora la imagen de tu empresa.
• Integración con otros sistemas: Contabilidad, CRM, inventario.

4.4 Paso 4: Genera la firma electrónica

La firma electrónica asegura la autenticidad y la integridad de la factura. Para ello:

• Obtén un certificado digital:
  • Emitido por entidades reconocidas como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
  • Puedes solicitarlo como persona física o jurídica.
• Incorpora la firma electrónica:
  • Utiliza software que permita firmar digitalmente las facturas.
  • Asegúrate de que la firma cumple con los estándares reconocidos (XAdES, CAdES, PAdES).

4.5 Paso 5: Envía la factura al cliente

Puedes hacerlo a través de:

• Correo electrónico: Adjuntando el archivo en formato Facturae o PDF firmado digitalmente.
• Plataformas de facturación electrónica: Algunas empresas y administraciones públicas requieren el uso de portales específicos (por ejemplo, FACe para facturas a la Administración).
• Sistemas EDI: En entornos empresariales que utilizan intercambio electrónico de datos.

Consejo: Siempre confirma que el cliente está dispuesto a recibir facturas electrónicas y que el medio de envío es aceptable para ambas partes.

4.6 Paso 6: Almacena la factura de forma segura

Es obligatorio conservar las facturas electrónicas durante al menos 5 años (o más, según la normativa fiscal aplicable). Para ello:

• Almacenamiento seguro:
  • Utiliza sistemas que garanticen la integridad y accesibilidad de los documentos.
  • Realiza copias de seguridad periódicas.
• Organización eficiente:
  • Clasifica las facturas por año, cliente, estado de pago, etc.
  • Facilita la búsqueda y recuperación de documentos.

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5. Requisitos técnicos y legales

Para cumplir con la normativa, debes asegurarte de:

• Utilizar formatos admitidos: Facturae es el estándar en España.
• Contar con un certificado digital: Para la firma electrónica.
• Garantizar la seguridad y confidencialidad: Protección de datos y accesos controlados.
• Incluir todos los campos obligatorios:
  • Número y serie de la factura.
  • Fecha de emisión.
  • Descripción detallada de las operaciones.
  • Tipo impositivo y cuota tributaria.
  • Total a pagar.
• Cumplir con la normativa de protección de datos:
  • Asegúrate de manejar los datos personales conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

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6. Errores comunes al emitir facturas electrónicas

Evita estos errores para garantizar la validez y eficiencia de tus facturas:

• Omisión de datos obligatorios: Falta de información fiscal, números de factura incorrectos o ausencia de descripción detallada.
• Formato incorrecto: Enviar facturas en formatos no admitidos o sin firma electrónica cuando es necesaria.
• Errores en cálculos: Aplicar incorrectamente el IVA o no incluir retenciones obligatorias.
• No asegurar la integridad y autenticidad: No utilizar la firma electrónica puede invalidar la factura.
• Falta de consentimiento del receptor: No confirmar que el cliente acepta recibir facturas electrónicas.
• Almacenamiento inadecuado: No conservar las facturas electrónicas de forma segura y accesible.

7. Holded: la solución perfecta para tu facturación electrónica

Holded es un software de gestión empresarial en la nube que simplifica la facturación electrónica y otras áreas clave de tu negocio. Con una interfaz intuitiva y funciones avanzadas, es la herramienta ideal para adaptarte a la nueva ley sin complicaciones.

Características destacadas:

• Facturación electrónica automatizada:
  • Crea y envía facturas en formato Facturae con unos pocos clics.
  • Cumple con todos los requisitos legales y técnicos.
• Firma electrónica integrada:
  • Incorpora tu certificado digital fácilmente.
  • Garantiza la autenticidad e integridad de tus facturas.
• Gestión completa del negocio:
  • Contabilidad automatizada.
  • CRM para gestionar clientes y proveedores.
  • Gestión de proyectos, inventario y recursos humanos.
• Integraciones:
  • Conecta con bancos, plataformas de e-commerce y otras aplicaciones como Shopify, PayPal o Amazon.
  • Sincroniza tus datos y evita duplicidades.
• Almacenamiento seguro:
  • Accede a tus documentos desde cualquier dispositivo.
  • Copias de seguridad automáticas y protección avanzada de datos.

Ventajas de usar Holded:

• Ahorro de tiempo:
  • Automatiza tareas repetitivas.
  • Genera informes y declaraciones fiscales fácilmente.
• Reducción de errores:
  • Cálculos automáticos y validación de datos.
  • Alertas y notificaciones sobre vencimientos y pagos pendientes.
• Mejora en la toma de decisiones:
  • Paneles de control personalizables.
  • Información en tiempo real sobre el estado de tu negocio.
• Escalabilidad:
  • Planes adaptados a las necesidades de autónomos y empresas de cualquier tamaño.
  • Añade usuarios y funcionalidades a medida que tu negocio crece.

8. Cómo empezar con Holded

Paso 1: Regístrate

Crea tu cuenta en Holded de forma gratuita y comienza a explorar sus funciones. El proceso es sencillo y rápido.

Paso 2: Configura tu empresa

• Datos fiscales:
  • Completa tu información legal y fiscal.
  • Personaliza el formato de numeración de tus facturas.
• Personalización:
  • Añade tu logotipo y colores corporativos.
  • Configura plantillas de factura según tus preferencias.

Paso 3: Importa tus contactos

• Clientes y proveedores:
  • Importa datos desde Excel o CSV.
  • Añade nuevos contactos manualmente.

Paso 4: Emite tu primera factura electrónica

• Crear factura:
  • Selecciona el cliente y completa los detalles de la operación.
  • Añade productos o servicios desde tu catálogo.
• Firma electrónica:
  • Integra tu certificado digital.
  • Holded se encarga de firmar la factura automáticamente.

Paso 5: Envía y gestiona tus facturas

• Envío:
  • Envía la factura directamente desde la plataforma por email.
  • Utiliza el portal del cliente para un acceso más completo.
• Gestión:
  • Realiza un seguimiento del estado de tus facturas (enviada, vista, pagada).
  • Programa recordatorios de pago y alertas de vencimiento.

Paso 6: Explora otras funcionalidades

• Contabilidad automatizada:
  • Conciliación bancaria.
  • Gestión de impuestos y presentación de modelos.
• Gestión de proyectos:
  • Controla tiempos y costes.
  • Asigna tareas y recursos.
• Inventario y compras:
  • Gestiona stock y proveedores.
  • Automatiza pedidos y alertas de reposición.

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9. Testimonios de usuarios satisfechos

María González, Fundadora de EcoTech

«Desde que empezamos a usar Holded, la gestión de nuestras facturas electrónicas es mucho más sencilla. Nos permite cumplir con la normativa sin complicaciones y ahorramos tiempo que podemos dedicar a hacer crecer nuestro negocio.»

Carlos López, Autónomo en Marketing Digital

«Holded ha sido una herramienta imprescindible para adaptarme a la nueva ley de facturación electrónica. Su interfaz es muy intuitiva y el soporte al cliente siempre está dispuesto a ayudar.»

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10. Preguntas frecuentes

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11. Conclusión

Adaptarse a la facturación electrónica es esencial para cumplir con la nueva ley y aprovechar los beneficios de la digitalización. Aunque puede parecer un desafío, con herramientas como Holded, el proceso es sencillo y eficiente. No solo cumplirás con la normativa, sino que también mejorarás la gestión de tu negocio, ahorrando tiempo y recursos.

¡No esperes más para dar el paso hacia la digitalización! Simplifica tu facturación electrónica y lleva tu negocio al siguiente nivel.

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¡Regístrate ahora en Holded y descubre cómo hacer factura electrónica de manera fácil y rápida!

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Referencia legal:

• Ley Crea y Crece (Ley 18/2022): Consulta la ley completa en el BOE.

La Obligación de la Factura Electrónica

La factura digital es una herramienta esencial en la transformación digital de las empresas. A través de la digitalización de los procesos de facturación, las empresas pueden mejorar su eficiencia y sostenibilidad. A continuación, presentamos una guía del programa de factura digital que resalta los aspectos más importantes para su implementación correcta y efectiva.

• Proceso Administrativo Simplificado: El uso de la factura digital automatiza tareas repetitivas, lo que ahorra tiempo y reduce la probabilidades de error humano.
• Interoperabilidad de Sistemas: Al utilizar estándares como Facturae, las empresas aseguran una fácil integración con los sistemas de gestión y plataformas gubernamentales.
• Seguridad y Confidencialidad: La factura digital garantiza la autenticidad y seguridad de las transacciones, protegiendo los datos sensibles de las empresas mediante el uso de certificados electrónicos.
• Accesibilidad Global: Permite a las organizaciones operar desde cualquier lugar con acceso a internet, facilitando la gestión remota de las relaciones comerciales.
• Impacto Medioambiental Reducido: Al eliminar el uso de papel, contribuyen significativamente a la reducción de residuos y al cuidado del medio ambiente.
• Cumplimiento Normativo: Facilita la adherencia a las normativas fiscales vigentes y prepara a las empresas para futuras actualizaciones legales del mercado.